Exigences de voyage et préparation à la santé

Que devez-vous réserver en premier — et qu'est-ce qui peut attendre ?

Réserver avant d'avoir reçu votre programme est ce qui coûte le plus souvent de l'argent aux patients. Le programme de la clinique vous indique ce qui est déjà inclus.

Que comprend réellement le prix qui vous est annoncé ?

L'anesthésie, les matériaux, les examens, les médicaments et les nuits d'hôtel sont souvent facturés à part de l'intervention — demandez que votre devis précise ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas avant de payer quoi que ce soit. La mauvaise surprise la plus fréquente lors d'un voyage médical n'est pas le traitement lui-même — c'est un poste que le patient croyait couvert.

Postes souvent facturés séparément de l'intervention :

• l'anesthésie et l'utilisation du bloc opératoire ;
• les matériaux d'implant, les greffes osseuses et les prothèses — ils sont souvent facturés selon ce qui est réellement utilisé plutôt que selon l'estimation ;
• les examens et consultations préalables à l'intervention, et l'hébergement des jours qu'ils prennent ;
• les médicaments pendant et après votre séjour ;
• les nuits d'hôtel, en particulier après la sortie ;
• les transferts et l'interprète.

Deux questions à poser par écrit avant de partir :

• S'il faut plus de matériel que prévu, qui décide, et comment et quand serai-je prévenu ?
  Le coût des matériaux est la source la plus fréquente d'une facture inattendue.
• Si l'on en utilise moins que prévu au devis, la différence est-elle restituée ?
  Conservez votre devis. Si un poste apparaît sur votre facture finale sans y figurer, demandez à votre coordinateur de le soulever auprès de la clinique avant de payer.

Comment fonctionnent la confirmation de votre date et l'acompte ?

Confirmer votre date suppose généralement de verser un acompte, soit à Bookimed pour le compte de la clinique, soit directement à la clinique. Une clinique ne garde normalement pas une date et un prix indéfiniment — si vous tardez à confirmer, le créneau peut être pris par un autre patient, même si le prix annoncé reste valable.

Les conditions d'acompte sont fixées par chaque clinique, et non par nous. L'exigence même d'un acompte, son montant et ce qui se passe en cas d'annulation varient d'une clinique à l'autre. Deux patients qui réservent des cliniques différentes via Bookimed peuvent avoir des conditions totalement différentes.

Selon la clinique, l'acompte est versé à Bookimed pour le compte de la clinique, ou directement à la clinique. Votre coordinateur vous dira ce qui s'applique à votre réservation.

Avant de payer quoi que ce soit, demandez à votre coordinateur de vous confirmer par écrit :

• si un acompte est demandé, et son montant ;
• à qui il est versé ;
• ce qu'il devient en cas d'annulation, et combien de jours avant votre date cette règle s'applique ;
• ce qu'il devient si votre visa est refusé — certaines cliniques remboursent la totalité, d'autres une partie, d'autres rien du tout ;
• qui contacter si vous devez demander un remboursement.

Conservez cette confirmation. C'est le document sur lequel vous vous appuierez si vos projets changent. Les conditions de remboursement figurent dans nos Conditions de paiement et d'acompte.

Quels documents médicaux devez-vous envoyer ?

Envoyez vos examens d'imagerie récents, vos résultats d'analyses, vos comptes rendus de sortie, votre diagnostic et la liste complète de vos médicaments. La clinique établit votre plan de traitement à partir de ce que vous envoyez — les manques à ce stade signifient généralement des examens refaits sur place à vos frais et un programme retardé.

Envoyez à votre coordinateur :

• vos examens d'imagerie récents — IRM, scanner, TEP-scanner — y compris les fichiers images, et pas seulement le compte rendu écrit ;
• vos résultats d'analyses récents ;
• vos comptes rendus de sortie et votre historique de traitement ;
• votre diagnostic actuel ;
• la liste complète de vos médicaments avec les doses, compléments alimentaires inclus ;
• vos allergies et vos réactions antérieures à une anesthésie ou à un médicament ;
• vos comptes rendus opératoires antérieurs, le cas échéant.

Demandez ce que "récent" veut dire dans votre cas. Chaque clinique fixe ses propres limites d'ancienneté des résultats, et des résultats trop anciens sont l'une des raisons les plus fréquentes du blocage d'un programme.

Ne traduisez rien vous-même au préalable. Envoyez vos documents dans la langue dans laquelle ils sont rédigés. Votre coordinateur organise la traduction pour la clinique et, dans la plupart des cas, cela ne vous coûte rien. Il y a des exceptions à connaître :

• certaines cliniques n'établissent leurs comptes rendus que dans la langue locale et facturent la traduction à part ;
• certains forfaits de traitement excluent la traduction des documents ;
• les documents juridiques — traductions du passeport certifiées par un notaire, consentements apostillés — sont toujours à votre charge et doivent généralement être réalisés par un traducteur assermenté du pays de traitement.

Demandez à votre coordinateur lequel de ces cas s'applique à votre clinique avant de vous engager à quoi que ce soit.

Prévoyez du temps. La traduction ajoute généralement quelques jours ouvrés avant que la clinique puisse vous donner une réponse définitive. Si vos documents sont dans une langue peu courante, prévoyez davantage.

Posez dès maintenant la question du compte rendu que vous rapportez chez vous. Certaines cliniques remettent les documents de sortie dans la langue locale le jour même, la traduction suivant une semaine ou plus après. Si votre médecin chez vous doit le lire peu après votre retour, convenez des délais avant de partir plutôt qu'après.

Que devez-vous savoir sur les visas et les documents d'entrée ?

Vérifiez si vous avez besoin d'un visa et si votre clinique établit une lettre d'invitation avant de choisir une clinique, pas après. Les délais de visa sont la raison unique la plus probable du report d'un voyage médical.

Si vous avez besoin d'un visa, posez la question de la lettre d'invitation avant de vous engager avec une clinique. Toutes n'en établissent pas. Certaines ne l'établissent qu'après un acompte, d'autres seulement une fois vos vols réservés, et d'autres n'établissent pas de lettre d'invitation du tout. Quelques-unes ne vous réservent pas non plus de créneau précis. Le choix de la clinique peut donc décider de la possibilité même d'une demande de visa — alors évoquez-le avec votre coordinateur dès la phase de présélection.

Prévoyez les deux délais. Une clinique a généralement besoin de quelques jours ouvrés pour préparer la lettre. Le visa lui-même peut prendre plusieurs semaines. Comptez à rebours à partir de la date de traitement souhaitée et gardez du temps pour faire corriger le document en cas d'erreur.

Vérifiez la lettre attentivement à sa réception — votre nom et votre numéro de passeport exactement tels qu'ils figurent sur votre passeport, les dates, et le consulat ou l'ambassade auquel elle est adressée. Une lettre adressée au mauvais poste doit être refaite, et cela coûte un temps dont vous ne disposez peut-être pas.

Ce que fait votre coordinateur : il vous dit ce que la clinique exige, demande la lettre, la fait refaire si vos dates changent et relance la clinique jusqu'à ce qu'elle soit établie.

Ce que votre coordinateur ne fait pas : déposer votre demande, vous représenter auprès d'un consulat, garantir qu'une clinique établira une lettre ou vous conseiller sur votre situation personnelle au regard de l'immigration.

Ce que vous devez vérifier vous-même, auprès de l'ambassade ou du consulat de votre pays de destination : si vous avez besoin d'un visa et s'il existe un visa électronique, les délais de traitement actuels, les conditions de validité du passeport et la liste complète des documents pour votre nationalité.

Nous ne suivons pas les changements des règles d'entrée. Confirmez les exigences en vigueur à la source officielle peu avant de partir.

Points de départ utiles, qui ne remplacent pas l'ambassade de votre pays de destination :

• IATA Travel Centre — les conditions d'entrée et de documents par destination ;
• le portail officiel du gouvernement de votre pays de destination.

Que devez-vous organiser si quelqu'un voyage avec vous ?

Dites-le tôt à votre coordinateur si quelqu'un voyage avec vous — votre conjoint, un parent, un enfant ou un interprète.

Un accompagnant modifie plusieurs postes du programme : les nuits d'hôtel, un lit dans la chambre d'hôpital si vous en voulez un, la capacité des transferts et ses propres documents d'entrée. Ajouter un accompagnant après l'accord sur le programme suppose généralement d'en refaire le prix.

Vérifiez les documents dont votre accompagnant a besoin des deux côtés du voyage, y compris toute autorisation ou tout consentement exigé pour voyager avec un enfant. D'après notre expérience, c'est une cause d'échec du voyage à la frontière plus fréquente que les exigences du pays de destination lui-même.

Que se passe-t-il si vous êtes bloqué ou si l'entrée vous est refusée à la frontière ?

Si vous êtes bloqué ou si l'entrée vous est refusée, contactez votre coordinateur dès que possible, avec le motif indiqué et une photographie de tout tampon ou notification — les décisions à la frontière sont prises par des agents de l'État et ne peuvent être annulées ni par nous ni par la clinique.

• C'est à la sortie de votre propre pays que les problèmes surviennent le plus souvent, généralement à cause des documents d'un accompagnant plutôt que de ceux du patient. Vérifiez vos conditions de sortie aussi soigneusement que vos conditions d'entrée.
• Votre coordinateur contactera la clinique le jour même pour tenter de garder votre créneau et le prix annoncé pendant que vous réglez les documents. Des patients dans cette situation sont partis sans encombre quelques semaines plus tard.
• Le voyage de retour est à vos frais. Nous n'avons connaissance d'aucun cas où une clinique ou Bookimed aurait pris en charge le coût du retour après un refus d'entrée.
• Votre acompte n'est peut-être pas remboursable dans cette situation. Cela peut dépendre du motif du refus, et une partie de l'acompte peut déjà avoir été dépensée en préparatifs faits spécialement pour vous — certains produits de diagnostic, par exemple, sont préparés pour un seul patient et ne peuvent pas être réutilisés. Demandez à votre coordinateur ce qui s'applique à votre réservation avant de partir, et obtenez la réponse par écrit.

Que se passe-t-il si la clinique reporte votre date ?

Votre coordinateur vous prévient le jour même, avec la raison, et revient vers vous avec les dates disponibles de la clinique. Cela arrive — le plus souvent parce que le médecin est absent ou qu'une urgence prend le créneau.

Si aucune ne convient, nous cherchons un autre médecin dans la même clinique, puis dans d'autres cliniques. Si vous préférez attendre votre médecin initial, nous vous mettons sur liste d'attente et vous prévenons si une place se libère plus tôt. Les lettres de confirmation sont refaites aux nouvelles dates.

Ce que cela peut vous coûter. Les vols et les nuits d'hôtel réservés pour les dates initiales sont normalement à vous de modifier, et les cliniques n'indemnisent généralement pas les frais de nouvelle réservation. C'est la principale raison pratique de garder vos réservations de voyage modifiables jusqu'à la confirmation écrite de la clinique.

Renseignez-vous sur votre prix. Les prix annoncés sont valables pour une durée limitée. Si un report repousse votre traitement au-delà de cette date, demandez à votre coordinateur de vous confirmer par écrit si votre prix initial reste valable, avant d'accepter de nouvelles dates.

Comment payez-vous à la clinique ?

Confirmez le moyen de paiement avec votre clinique avant de partir : certaines n'acceptent que les espèces, et les paiements par carte peuvent entraîner des frais supplémentaires.

Comment devez-vous préparer votre santé avant de partir ?

Parlez du voyage prévu avec votre médecin traitant avant de réserver, en particulier si vous avez une maladie chronique ou si vous voyagez après une opération récente. L'aptitude au voyage est un jugement médical, qui revient aux médecins et non à nous.

La clinique vous donnera ses propres consignes de préparation — jeûne, arrêt de certains médicaments, examens préalables à l'intervention. Demandez-les directement à la clinique, par écrit, et suivez la version de la clinique plutôt que des conseils généraux.

Conservez vos médicaments dans leur emballage d'origine avec l'ordonnance ou un courrier de votre médecin. Un médicament courant dans votre pays peut être réglementé dans un autre — vérifiez les vôtres auprès de la source officielle du pays de destination.

Que devez-vous faire si vous comptez vous faire rembourser par votre assurance ?

Deux choses décident si une demande de remboursement aboutit, et toutes deux doivent être faites avant de partir. La plupart des patients qui voyagent pour se faire soigner paient eux-mêmes.

• Vérifiez si votre assureur exige un accord préalable. C'est l'échec le plus fréquent et le plus évitable que nous voyons — une autorisation demandée après votre arrivée est généralement trop tardive.
• Demandez à votre assureur ce que la facture doit contenir exactement. Certaines caisses rejettent les documents dépourvus du tampon de la clinique ou provenant d'une adresse e-mail non officielle. Votre coordinateur peut transmettre ces exigences à la clinique à l'avance.

Bon à savoir également :

• Une assurance voyage classique ne couvre généralement pas un traitement médical programmé à l'étranger, et exclut souvent les complications qui en découlent.
• Les contrats d'assurance voyage excluent couramment les affections préexistantes — celles-là mêmes qui motivent généralement votre voyage.
• Demandez à la clinique ce que sa propre couverture comprend, et ce qui se passe si une complication impose des jours supplémentaires ou une reprise chirurgicale (une seconde opération destinée à corriger ou compléter la première).

Qui contacter en cas de question ?

Votre coordinateur est votre premier interlocuteur pour tout ce qui concerne votre traitement, votre clinique ou votre programme. Pour tout le reste, écrivez à care@bookimed.com.

Cette page fournit des informations générales uniquement. Elle ne constitue ni un avis médical, ni un conseil juridique, ni un conseil en immigration ou en assurance, et elle ne remplace pas la consultation d'un médecin qualifié ou des autorités compétentes. Consultez notre Avertissement médical pour connaître les limites des informations médicales de ce site web. Les conditions d'entrée et de santé sont fixées par les autorités nationales et peuvent changer sans préavis.